1 июня 1918 года Совет Народных Комиссаров принял декрет "О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР". Этим документом в нашей стране впервые публично были узаконены принципы и технологии организации архивного дела, заложены основы упорядочения архивного фонда страны, а также фактически подтверждена необходимость существования центрального органа управления архивным строительством. Все архивы правительственных учреждений были ликвидированы как ведомственные учреждения, и хранящиеся в них дела и документы образовали единый Государственный архивный фонд.
В основе деятельности архивного отдела лежит реализация указов, распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений Правительства России, постановлений и распоряжений администрации Тамбовской области, областной Думы, администрации района по вопросам архивного дела, решений коллегии, приказов Федерального архивного агентства и управления культуры и архивного дела области. Основным направлением работы архивного отдела является осуществление контроля за реализацией Закона "Об архивном деле в Российской Федерации", Закона "Об архивном фонде Тамбовской области" №683-3 от 4.10.2010. В связи с принятием Федерального Закона "О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, фонд социального страхования РФ и фонды обязательного медицинского страхования" от 24.07.2009 №213-ФЗ работа архивного отдела направлена на организацию и предоставление государственных услуг, в первую очередь, связанных с социальной защитой населения.
За период с 1928 года по 2016 год в Петровский районный архив на хранение принято 50142 единицы хранения: документы по основной деятельности, по личному составу, документы личного происхождения, фотодокументы. Численность документов, находящихся на хранении в Петровском районном архиве, в разные годы менялась. Так, в 1966-м году здесь было 12872 ед.хр.(1933-1964 гг.), в 1970-м году - 15362 ед.хр. (1933-1968 гг.), в 1980-м году - 14770 ед.хр. (1933-1978 гг), в 1990-м году - 23289 ед.хр. (1933-1986 гг.), в 2000-м году - 27315 ед.хр. (1933-1999 гг.), в 2010-м году - 44329 ед.хр.(1933- 2009 гг.), в 2017-м году - 50142 ед.хр.(1933-2016 гг.).
Архивная работа не утратила своей актуальности и в настоящее время, значимость её продолжает возрастать. Подтверждением этому являются постоянные обращения граждан, организаций в отдел архивной службы по различным вопросам. Большая часть из них - социально-правовые запросы: о трудовом стаже, заработной плате и другие, а также тематические: о земельных паях, о реорганизациях предприятий и учреждений. В 1966-м году было выдано 432 справки социально-правового и тематического характера, в 1970-м - 128 таких справок, в 1980-м - 46, в 1990-м - 102, в 2000-м - 135, в 2010-м - 812, в 2017-м - 1655.
"Хранителями истории" называют работников архивной службы, и трудятся в ней люди, всей душой преданные архивному делу. С 1964 - го по май 1981 года заведующим районным государственным архивом Петровского райисполкома была Анна Константиновна Трубицина, которую сменила Валентина Николаевна Качуровская, проработавшая в этой должности до февраля 1998-го года. В феврале 1992 -го года данное учреждение было преобразовано в архивный отдел администрации Петровского района. С февраля 1998-го по апрель 2013-го года архивный отдел администрации района возглавляла Раиса Ивановна Осипова. С апреля 2013-го года по настоящее время начальником архивного отдела является Любовь Эргашевна Суханова, которая пришла работать сюда ведущим специалистом в мае 1997 года. Должность ведущего специалиста архивного отдела с апреля 2013-го года занимает Наталья Владимировна Белоусова.
Архив служит людям, выступает гарантом их социальной защищённости и пенсионного обеспечения. Большое внимание в работе архивного отдела уделяется своевременному и качественному исполнению запросов организаций и граждан. Его сотрудники стараются успешно справляться с возложенными задачами, чтобы пребывание посетителей в стенах архива было плодотворным и приятным.
